Helene Carlebom började sin karriär på STANLEY Security redan 1984 när företaget fortfarande gick under namnet Securitas. Hon har haft varierande positioner under hennes 34 år på STANLEY Security men arbetar idag som chef för Business Support som är ytterligare en av våra vitala back office funktioner. Här nedan berättar Helene mer om Business Support och deras arbete.

Hur har din resa sett ut på STANLEY Security?

Jag började som administratör på service och har sedan dess alltid arbetat på den ekonomiska/administrativa sidan på företaget. Jag sökte till en projektledartjänst en gång i tiden då jag arbetade med att göra beräkningar och CAD-ritningar men eftersom jag inte hade tillräckligt mycket teknisk kompetens fick jag tyvärr aldrig den chansen. Under 2005 delade man dock på Säkerhet och Brand varav Brand bröts ut i tre olika städer – Malmö, Stockholm och Göteborg. Jag fick då kliva in som administratör för dessa tre ben och satte upp helt nya strukturer och processer vilket egentligen blev begynnelsen till det som idag är Business Support.

Med tiden så delade man in hela landet och fler administratörer anställdes. Tillsammans tittade vi på hur vi kunde förenkla processer och rutiner samt hitta rätt verktyg för att vår organisation skulle kunna ha ett bra samarbeta fast att man inte satt på samma plats. Att få vara med från början där allt startade tyckte jag var väldigt spännande och det gav verkligen en nytändning i arbetet. Det har hänt mycket sen den tiden och Business Support fortsätter att utvecklas hela tiden.

Kan du berätta mer om Business Support och er funktion?

Business support består idag av 17 medarbetare som sitter på Kistakontoret i Stockholm. Vi är indelade i tre olika grupper- avtal, projekt och service. Vårt uppdrag är att administrera de stora administrativa och ekonomiska flödena på STANLEY Security. Det innebär att vi exempelvis hanterar alla vår kundfakturor inom SI, SM och SO, registrerar säljarnas ordrar, alla våra avtal och affärer i vårt ekonomisystem.

Vi har dagligen kontakt med våra kunder som når oss direkt via kundtjänst och val 2 Avtals- och fakturafarågor. Sedan har vi väldigt mycket kontakt internt också inom företaget med det flesta avdelningar. Tittar man tillbaka på när Business Support startade så var många kritiska till hur en central administration skulle kunna ersätta lokala administratörer och det kunde vi inte i alla avseenden men för att man skulle få så mycket av den lokal känsla som möjligt så delade vi in BS i norr och syd. På så sätt har man oftast samma administratör som handhar ens ärende och som man kan kontakta. Många har hittat sin ”egen” administratör fast att man inte sitter på samma plats.

Hur ser ert dagliga arbete ut? 

Arbetet på Business Support består av många olika moment och styrs mycket av våra DOA-och SOX regler. Vi ansvarar för att de regler som finns följs, såsom att det alltid ska finnas en skriftlig beställning eller ett undertecknat avtal innan vi registrerar något i våra system. En gång i tiden kunde exempelvis en säljare komma till oss med en post-it lapp med en affär som vi registrerade, men idag är det helt annorlunda. All information som vi behöver måste finnas med för att det ska godkännas, och det är vi som måste granska och se att det är korrekt och även senare kunna ta fram all den dokumentation till våra revisorer.

Självklart försöker vi alltid att göra det lättast för alla och lösa det mesta om det uppstår problem på vägen. Det är alltid bra att man frågar oss en gång för mycket än en gång för lite så att det blir korrekt från början.

Vi arbetar i system som kräver mycket manuell hantering och registrering så det gäller att ”hålla tungan rätt i mun”, särskilt när det närmar sig bokslut då vi alltid har fullt upp. Vi är en del av ekonomiavdelningen och jobbar mot deadlines varje vecka. Likt alla andra avdelningar som är beroende av oss är vi beroende av dem, att vi får in all data i tid för att kunna hinna registrera inom tidsramen som vi har.

Vilka är Business Supports utmaningar?

Våra utmaningar handlar mycket om hur vi ska kunna göra saker mer effektivt med kvalitet, hur vi ska göra det bättre för både våra kunder och organisationen. Idag har vi processer, system och framför allt regler som gör att det tar längre tid att utföra det dagliga arbetet. Vi tittar hela tid på hur och om vi kan göra förändring till det bättre.

Vad är det bästa med Business Support enligt dig?

Vi är ett jättebra gäng som har en väldigt bra teamkänsla och trivs ihop. Vi har högt i tak och det förekommer mycket skratt och visslingar hos oss på dagarna. Man känner tillit med till varandra, speciellt under bokslutet vi alla jobbar mot samma mål, nämligen att fakturera och registrera ”tokmycket ”.Som chef har jag försökt att skapa en förståelse för varandras arbete hos i mitt team, att alla vet vad den ena eller den andra arbetar med och vad som krävs.

Det är därför jag tycker att Vi är STANLEY- projektet är så bra och något jag saknat. Att få en inblick i varandras delar är viktigt och ett steg till att man får bort ”vi och dom” tankesättet.